CMS-funktioner

Grundfunktioner

Bruger- og rettighedsstyring

Hvordan styrer systemet hvem, der har ret til at gøre hvad på sitet? Er det muligt at skjule unødvendige funktioner for visse grupper af brugere for at gøre systemet mere brugervenligt?

WYSIWYG redigering

Kan redaktører redigere tekst på en måde, så tekstens formatering er synlig undervejs, ligesom med almindelig tekstbehandling?

Frontend redigering

Kan du redigere indholdet på siderne, mens du navigerer rundt på det rigtige site, eller er redigering kun muligt i et særskilt redigeringsinterface?

Automatiske lister

Er det let at oprette automatiske lister, fx en liste med nyheder?

Tilpasning af layout

Har redaktører mulighed for at foretage tilpasninger af sidernes layout, eller er det en opgave, som kræver særlig teknisk assistance (og som koster penge)?

Tilpasning af indholdstyper

Er det nemt at tilpasse de forskellige typer af indhold på sitet? Eksempelvis hvis der skal tilføjes en ekstra type metadata til bestemte typer sider?

Søgemaskine

Er der en velfungerende søgemaskine integreret i CMS'et, eller skal du købe en ekstern søgemaskine?

Pæne webadresser

Kan du anvende pæne websadresser som mitsite.dk/artikler i stedet for mitsite.dk/default.aspx?itemguid={A6E6-C28E-1479-F773}? Det er vigtigt - både for brugervenligheden og søgbarheden på Google.

Valid HTML-kode

Genererer systemet en valid og velstruktureret HTML-kode? Valid og velstruktureret HTML giver færre problemer med at få sitet til at fungere i forskellige browsere, det er nemmere at vedligeholde og det er mere tilgængeligt for synshandicappede. Lad dig ikke spise af med at leverandøren kan tilpasse systemet, hvis du har brug for valid kode.

Tilgængelighed

Sørger systemet for at der knyttes tekster til alle billeder ("alt-tekster")? Kan brugerne vælge at få vist sitet med et alternativt, mere læsbart stylesheet? Er der draget omsorg for teknisk tilgængelighed i den HTML-kode, som CMS'et fungerer?

Browsere

Kan CMS'et anvendes i forskellige webbrowsere, fx Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera og Safari? Gælder det både slutbrugere og indholdsredaktører?

Metadata

Hvordan knytter du ekstra oplysninger (metadata) til dine sider?

Webstatistik

Har CMS'et et indbygget webstatistikmodul?

Billeder og video

Hvordan indsætter du billeder og video på dine sider? Kan systemet selv sørge for at konvertere billed- og videofiler til et passende filformat og en passende størrelse? Kan du indsætte billeder og video som en del af skriveprocessen, eller skal du lukke det ned, som du arbejder med, og gå over i et særligt mediebibliotek? Er der indbygget online billedredigering til fx at beskære et billede eller ændre kontrasten? Er det nemt at indføje Flash-elementer (fx animerede bannere) på sitet?

Performance

Er CSM'et hurtigt? Nogle CMS'er baserer sig på simpel og hurtig teknologi, mens andre har en mere kompleks opbygning, som kan føre til lange responstider. Performance er en kompleks størrelse, og er der tale om et site med mange besøgende, kommer du til at forholde dig til performance uanset hvilket system, du vælger. Men der er stor forskel på systemerne. Hvad der kan lade sig gøre med bare én server med et CMS, kan kræve et mere omfattende setup med mange servere med et andet CMS.

Interaktion

Hvis du vil skabe brugerinteraktion på sitet, bør du også overveje disse CMS-funktioner:

RSS

Er det muligt at abonnere på nyheder og andet indhold ved hjælp af RSS feeds?

Nyhedsbreve

Har CMS'et et indbygget nyhedsbrevsmodul, så du fx kan publicere nyheder til websitet og mail i én arbejdsgang? Kan nyhedsbrevsmodulet opsamle returmails (typisk nyhedsbreve, som ikke kunne leveres)? Kan du udtrække statistik over, hvornår brugerne åbner nyhedsbrevene, og hvad de klikker på i dem? Er det over hovedet et fordel med et nyhedsbrevsmodul i CMS'et, eller er du bedre tjent med et selvstændigt nyhedsbrevsværktøj?

Tilpasning

Understøtter CMS'et, at brugerne kan tilpasse, hvordan de vil se siderne og i øvrigt bruge sitet?

Træk-og-slip og AJAX

Findes der i CMS'et et bibliotek med AJAX-funktioner? Det kan fx være, at brugerne kan bruge træk-og-slip (drag'n'drop) til at manipulere indhold på sitet.

Formularer

Er det brugervenligt at oprette formularer, hvor brugerne kan indtaste oplysninger? Kan indtastningerne trækkes ud i struktureret form, så man fx kan arbejde videre med dem i et regneark?

Blogs

Har CMS'et et velfungerende blog-modul? Er det nemt at bruge? Giver det mulighed for kommentarer, flere redaktører, kategorisering af indlæg og  trackback ?

Wiki

Har CMS'et et wikimodul? Er det nemt at bruge? Sammenlign evt. med  funktionerne i et omfattende Wiki-system som Mediawiki . Overvej evt. at anvende et separat værktøj til wikier.

Webfora

Er der et velfungerende forummodul i CMS'et? Vær opmærksom på at mange CMS'er har et forummodul, men at modulerne ofte kun har simple funktioner. Overvej et rigtigt forumsystem i stedet. Sammenlign evt. med funktionerne i forumsystemet phpBB .

Fildeling

Kan brugerne uploade filer og dele dem med andre brugere? Er det brugervenligt?

Mobilunderstøttelse

Giver CMS'et mulighed for at tilpasse sidernes layout til mobile enheder? I sin mest simple form kræver det, at der oprettes et mobilt stylesheet. Men hvis det skal være rigtigt godt, skal CMS'et kunne identificere, hvilken type mobil enhed der er tale om, og dernæst tilpasse både HTML og stylesheet til enheden.

Interaktive kort

Kan du let integrere kort på sitet, fx fra Google Maps?

Webbutik

Har CMS'et veludviklede e-handelsfunktioner? Er du fx bedre tjent med at placere en webbutik i et særligt system, der er målrettet det formål? Vellykket e-handel stiller ekstremt høje krav til brugervenlighed. Der skal meget lidt til, før brugerne springer fra og finder et andet sted at handle på nettet. Undgå at bygge en webbutik op fra bunden som en specialtilpasning af CMS'et, med mindre du har indgående kendskab til e-handel.

Workflows og versionering

Workflows

Kan du opsætte workflows (arbejdsgange), så fx decentrale redaktører kan skrive udkast til sider, som efterfølgende skal godkendes af webredaktøren, før de bliver publiceret? Er det nemt at bruge?

Versionering

Kan du have flere forskellige versioner af den samme side? Er det let at rulle tilbage til en tidligere version? Kan du arbejde på en ny version over flere dage, samtidig med at det er en ældre udgave, som vises på sitet?

Sprogversionering

Kan CMS'et arbejde med flere forskellige sprogversioner af den samme side? Understøtter sprogversioneringsfunktionen oversættelsesprocessen? Eller er det tværtimod besværligt at arbejde med? Er sprogversioneringen fleksibel, så det fx kun er nogle sider som oversættes, mens andre sider er specifikke for et bestemt sprog (og ikke skal oversættes)?

Single sourcing

Adskillelse af indholds- og sitestruktur

Giver systemet mulighed for at have et indholdsbibliotek, som ikke er identisk med sitets struktur? Kan du frit anvende et indholdselement i flere forskellige sammenhænge?

Indhold til tryk

Giver sitet mulighed for at generere filer til tryk? Det kan fx være PDF-filer eller XML-filer, der egner sig til import i Adobe InDesign eller QuarkXPress.

DITA-understøttelse

Understøtter systemet  DITA ? DITA er en XML-baseret standard for single-source content management, især med henblik på teknisk dokumentation. Det er kun relevant i forbindelse med kompleks dokumentation, ikke til almindelige websites.

Integration

Noget af det mest kostbare ved CMS-implementering er integration til andre systemer. Hvis du har brug for den type integration, er der mange penge at spare, hvis systemet i forvejen har nogle moduler, som du kan gørebrug af:

Integration til Microsoft Word

Er det let at overføre materiale fra Microsoft Word til CMS'et? Er HTML-koden i orden, når den er overført fra et Word-dokument? Har du mulighed for at styre hvilke typer af tekstformattering, som skal komme med, når du flytter et dokument fra Word til CMS'et? Kan du oprette indhold på dit site direkte fra Word?

Søgemaskine

Er det let at integrere en søgemaskine på sitet, fx Google Enterprise Search, til at håndtere interne søgninger?

Active Directory

Mange virksomheder og organisationer anvender Active Directory (AD) til at holde styr på medarbejdernes brugerrettigheder og stamoplysninger (navn, e-mail, telefon etc.). Har CMS'er et AD-modul, så du kan genbruge medarbejdernes Windows-brugernavn og -adgangskode? Kan de logges på automatisk med single sign on? Kan systemet trække kontaktoplysninger for medarbejdere fra AD og vise dem på site?

Visning af indhold fra andre systemer

Kan systemet vise data på sitet fra andre systemer, og kan det ske let og fleksibelt? Det kan fx være, at CMS'et kan opsamle XML-data via webservices og vise dem på sitet.

Overførsel af filer med WebDAV og FTP

Kan du arbejde med filer på sitet på samme måde, som hvis de lå på et netværksdrev? FTP-adgang giver mulighed for hurtig og nem overførsel af filer, og WebDAV tager skridtet videre, så du kan arbejde direkte med filerne uden at flytte dem mellem din egen computer og CMS'et.

Kryptering

Kan CMS'et arbejde med krypterede data? Kan det skifte mellem HTTP og HTTPS protokollerne, afhængigt af om brugeren er logget på? Kan data gemmes i krypteret form i CMS'ets database?

Signering

Kan slutbrugerne signere formulardata og dokumenter med fx Digital Signatur? Det vil altid involvere en specialtilpasning af CMS'et, men det kan være en fordel at leverandøren har erfaringer med at integrere signering på sitet. Alternativt kan du gøre brug af en ekstern løsning til signering, fx DanID Aftaleportalen.

Intranet

Skal du bruge et CMS til intranet, er det også relevant at kigge på:

Telefonbog

Rummer systemet en velfungerende telefonbog, hvor man kan vise relevante oplysninger om medarbejderne? Kan man se, om medarbejderen står som optaget i sin kalender og hvor længe? Kan man se, hvor i organisationen medarbejderen er placeret, og hvem medarbejderens chef og afdelingskolleger er? Er medarbejdersøgningen fleksibel, så man fx ikke behøver at kende den præcise stavemåde (fx Michael eller Mikael)?

Personalisering

Er det muligt - uden at medarbejderen behøver at foretage sig noget - at målrette nyhedsstrømmen til den enkelte medarbejder? Det kan ske ved at gøre brug af eksisterende oplysninger, fx om hvilken afdeling medarbejderen er placeret i, og hvilke arbejdsopgaver medarbejderen har.

Projektrum

Giver CMS'et mulighed for at oprette projektrum, hvor en gruppe medarbejdere har mulighed for at samarbejde over intranettet ved brug af fildeling, projektplanlægning, mødekalender, projektnyheder og lignende.

ESDH integration

Hvis intranettet skal spille sammen med et system til ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), kan det rumme tekniske udfordringer og resultere i store udgifter. Findes der et modul, som gør det muligt at udveksle data mellem CMS'et og ESDH-systemet? Er der en leverandør, som har erfaring med at integrere de to systemer?